Pour les métiers de la formation, le processus de recouvrement des factures tient compte des caractéristiques spécifiques de cette activité. En particulier, le recours à un tiers financeur nécessite d'avoir un dossier correctement monté par le bénéficiaire de la formation. C'est souvent sur ce point que se situent les difficultés.

1. Des contraintes administratives, conséquences de la réglementation.

Les entreprises paient des charges sociales pour l'effort de formation obligatoire : 0,55% de la masse salariale pour les entreprises de moins de 10 salariés, 1% pour les autres. Les fonds sont versés à un OPCA : organisme paritaire collecteur agréé. Par ailleurs, les formations dispensées pour leurs employés peuvent être remboursées aux entreprises : si le dossier est accepté, l'entreprise obtient le remboursement du montant hors taxe de la facture de formation payée. Le financement est souvent pris en charge par l'AFPA ou le FONGECIF.

2. Des pièces justificatives spécifiques.

Quelles sont les pièces justificatives pour une prestation de formation ?
La convention de formation : elle détaille les objectifs, moyens et programme de la formation.
La feuille de présence : chaque participant à la formation doit signer une feuille de présence, normalement par demie-journée, attestant de sa participation.
La facture : elle précise les principales caractéristiques de la formation, les points relatifs à l'hébergement et la restauration s'il y a lieu, ainsi que le nom des participants.
Dans certains cas, la facture tient lieu de convention de formation.

3. Bon de commande et convention de formation.

Certaines entreprises, surtout les plus grandes, émettent un bon de commande pour tous leurs achats. Ce bon de commande doit être validé, et ses références être reprises sur la convention de formation ainsi que sur la facture. En droit, si la convention de formation est signée, le bon de commande de l'acheteur n'est pas obligatoire pour se faire payer. Dans la pratique, les procédures de paiement dans les grands groupes bloquent les règlements si les références de commande ne sont pas précisées. Il convient donc d'être attentif à la cohérence des références entre les différents documents afin d'éviter des retards de paiement.

4. Cause de litige n°1 : annulation ou absence du stagiaire.

La principale cause de litige pour les prestations de formation provient de l'annulation par le demandeur, ainsi que de l'absence du stagiaire. L'entreprise cliente va alors tenter de ne pas payer la facture. Pour se prémunir contre ce risque, les clauses contractuelles doivent prévoir les différents
cas de figure. Par exemple, en cas d'annulation, le contrat stipule une facturation partielle ou totale, en fonction de la date d'annulation par rapport à celle de la formation. Si le stagiaire ne se présente pas sans avoir prévenu, la facturation est due. Dans cette situation, la feuille de présence n'est pas émargée, et l'entreprise ne peut pas obtenir la prise en charge de la formation. Bien entendu, même si les clauses contractuelles sont clairement établies, favorisant ainsi l'obtention d'un jugement favorable en cas de procédure judiciaire, il convient de rechercher une solution amiable transactionnelle avant d'aller devant les Tribunaux.

5. Cause de litige n°2 : absence de prise en charge de la formation.

Certains débiteurs tentent d'obtenir du prestataire de formation une facture acquittée, afin d'obtenir le remboursement de la formation avant de l'avoir payée. Même si l'on veut être agréable à son client, cette demande doit être refusée, car le débiteur pourrait ensuite se prévaloir de la mention acquittée sur la facture pour en refuser le paiement.
Le refus de payer se rencontre également si le dossier de prise en charge n'est pas accepté par l'organisme financeur. Cela ne saurait être une cause de non paiement, car le dispensateur de formation n'est pas responsable de la constitution du dossier. Il est judicieux de prévoir une clause contractuelle relative à ce point, qui sera invoquée lors d'une éventuelle procédure judiciaire.