Pour la gestion du compte clients, il est fréquent que la phase de relances amiables, gérée en interne, soit suivie par la transmission des dossiers restés impayés à un cabinet de recouvrement de créances. Ce prestataire mettra en œuvre un cycle de mises en demeure amiables, puis gèrera l’éventuelle procédure judiciaire, si nécessaire. Voici les 5 bonnes pratiques pour optimiser la relation avec le cabinet de recouvrement.

1) Organiser la gestion du compte client.
La gestion du compte client vise à accélérer la rentrée du cash. Elle repose sur quelques principes simples et une bonne organisation.
– Un processus de facturation rapide.
– Une méthodologie de relances systématiques et exhaustives, pouvant débuter avant la date d’échéance.
– L’identification des litiges, techniques ou commerciaux, qui devront trouver une solution avant d’avancer dans la démarche de recouvrement.
– La définition d’une procédure claire, avec les moyens humains et les outils adaptés, pour gérer le recouvrement en interne, puis la prise de décision de sous traitance à un cabinet de recouvrement externe.

2) Définir la relation avec le partenaire de recouvrement.
En règle générale, les dossiers transmis à un cabinet de recouvrement sont de deux types.
– Pour le plus grand nombre, ils concernent des impayés pour lesquels la démarche de recouvrement interne n’a pas permis d’obtenir le règlement.
– Il peut également s’agir de dossiers en litige, où l’intervention d’un tiers a pour but de faciliter la mise en place d’une solution.
La mission fondamentale du cabinet de recouvrement est d’obtenir le règlement du débiteur de façon amiable. La loi favorisant la conciliation oblige maintenant à documenter les tentatives de règlement amiable. Cependant, le prestataire de recouvrement gère également les procédures judiciaires, en liaison avec ses partenaires huissiers et avocats. Il se rémunère par des honoraires en pourcentage sur les sommes récupérées, auxquels s’ajoutent, dans certains cas, des frais de dossiers et de procédure.

3) Choisir le bon moment pour transmettre un impayé au cabinet de recouvrement.
Cette décision dépend d’abord des ressources que l’on peut consacrer en interne aux relances des impayés. Généralement, on considère qu’après trois relances infructueuses, y compris une mise en demeure en recommandé, il convient de passer la main, si l’on ne veut pas gérer soi-même les procédures judiciaires.
Les relances amiables du cabinet de recouvrement sont-elles une répétition de celles effectuées en interne, donc une perte de temps ? Clairement, ce n’est pas le cas. Les statistiques montrent que 80 à 90% des dossiers soldés sont recouvrés rapidement de façon amiable. Les interventions du partenaire sont donc complémentaires de celles effectuées par le créancier. Cela représente certainement la principale source de valeur ajoutée du cabinet de recouvrement. Le règlement amiable étant plus rapide et moins coûteux que la procédure judiciaire, il convient de le privilégier.

4) Faire circuler l’information dans les deux sens.
On attend bien entendu de son cabinet de recouvrement qu’il informe régulièrement de la situation des dossiers en cours. Très souvent, l’accès à l’information se fait par un site internet, où le créancier se connecte avec identifiant et mot de passe, pour consulter la situation des impayés en cours et transmettre des nouveaux dossiers.
La remontée des informations du créancier vers le cabinet de recouvrement est aussi importante. Il convient en particulier de prévenir immédiatement lors de la réception d’un règlement direct d’un débiteur. Cela évite au cabinet de recouvrement de faire des relances inutiles. C’est aussi essentiel pour reconstruire une bonne relation avec son ancien débiteur : rien de plus désagréable, une fois que l’on a payé, de continuer à recevoir des relances qui n’ont plus lieu d’être !

5) Gérer avec précision les flux financiers avec le prestataire de recouvrement.
Le cabinet de recouvrement n’est pas un fournisseur comme un autre : c’est lui qui paye son client, lorsqu’il reverse les fonds encaissés, sous déduction de ses honoraires. Un paiement unique reçu nécessite donc une triple comptabilisation : le solde d’un compte client, la constatation d’une facture fournisseur et le règlement de celle-ci, l’unique flux financier équilibrant les comptes.
C’est plus simple lorsque le créancier reçoit un règlement direct de son débiteur, puisque dans ce cas le cabinet de recouvrement établit sa facture d’honoraires. Celle-ci pourra soit être payée comme celle d’un fournisseur classique, soit être déduite d’un reversement ultérieur.
Comme il reçoit les fonds pour le compte de son client, il convient de s’assurer que le partenaire sera en mesure de reverser les fonds encaissés. La loi n’oblige pas les cabinets de recouvrement à disposer d’une assurance sur les fonds reçus des débiteurs, mais c’est une exigence qu’il convient d’avoir. S’assurer de la solvabilité et de la pérennité de son partenaire de recouvrement n’est pas une précaution inutile.